Reportase

Table Top Exercise (TTX) Penanggulangan Krisis Kesehatan (Health Emergency/ HE)
di Provinsi Bali

Rabu-Kamis, 24-25 Januari 2024

PKMK – Uji coba dokumen menjadi salah satu aktivitas penting dalam membentuk ketahanan dalam penanggulangan bencana. Kali ini, PKMK FK-KMK UGM bekerja sama dengan AIHSP (Australia Indonesia Health Support Partnership) melaksanakan Table Top Exercise (TTX) Penanggulangan Krisis Kesehatan (Health Emergency/ HE) di Provinsi Bali pada Rabu-Kamis, 24-25 Januari 2024.

A. Proses Persiapan Uji Coba

Agar dapat melaksanakan kegiatan secara efektif, efisien, lancar, dan supaya tujuan kegiatan dapat tercapai, maka diperlukan persiapan uji coba yang matang. Proses persiapan uji coba TTX di Provinsi Bali menjadi suatu hal yang cukup menantang. Bagaimana menyatukan persepsi dan kepentingan yang ada untuk mencapai tujuan bersama menjadikan tim PKMK UGM harus memutar otak dan berimprovisasi.

Dinamika yang dilaksanakan selama persiapan, terhitung selama 4 bulan sejak Oktober 2023 hingga pertengahan Januari 2024, telah menghasilkan 9 kali pertemuan dengan agenda:

1. Menentukan peran masing-masing tim penyusun sebagai panitia lokal, evaluator, dan observer
2. Menentukan jadwal pelaksanaan TTX
3. Pembuatan matriks skenario dan melengkapinya (membuat inject, menentukan alur pemain, SOP yang diujikan, peserta yang terlibat, hingga peralatan yang dibutuhkan)
4. Memastikan setiap peserta yang terlibat mendapatkan peran
5. Mengidentifikasi instansi dan jumlah peserta yang dilibatkan dalam TTX
6. Pembuatan kerangka acuan kegiatan dan draft undangan
7. Penentuan lokasi dan susunan acara kegiatan TTX
8. Menyusun alat evaluasi dan lembar jawab bagi peserta
9. Finalisasi teknis dan strategi pelaksanaan TTX

Ketika penentuan jadwal kegiatan TTX, sempat ditemukan perbedaan pendapat hingga akhirnya kegiatan TTX terpaksa mundur dari target di awal pertemuan. Namun, sebagai kompensasi, kegiatan FTX sebagai tindak lanjut harus dilaksanakan dalam masa yang berdekatan. Selain dalam penentuan jadwal, kendala lain yang ditemukan adalah ketika menentukan komposisi pemain, yang jika menilik pada skenario justru lebih banyak melibatkan lintas sektor dibandingkan HEOC itu sendiri. Hal tersebut merupakan implikasi dari pedoman dan skenario yang sudah disusun. Namun, tim PKMK UGM dapat menemukan solusi dari problem tersebut dan kegiatan dapat disiapkan dengan baik. Salah satu upaya yang dilakukan adalah dengan membuat susunan acara dan target pembahasan yang menjadi acuan dalam setiap rapat mingguan dengan tim Bali.

B. Pelaksanaan Uji Coba

Uji coba pedoman dilaksanakan pada Kamis, 25 Januari 2024 pukul 08.00-18.00 WITA di Hotel Prime Plaza Sanur. Acara dimulai dengan seremonial pembukaan. Sambutan diawali oleh Bappeda Provinsi Bali yang diwakili oleh I Putu Suparta Jaya menyampaikan ucapan terima kasih atas kerja sama pemerintah Indonesia dengan pemerintah Australia yang berhasil menyusun dokumen dan menyelenggarakan kegiatan ini. Beliau juga mengucapkan terima kasih kepada seluruh akademisi, ahli, lintas sektor, dan tim PKMK UGM yang membantu terselenggaranya acara ini. Beliau berharap, melalui dokumen dan kegiatan ini, Bali dapat meningkatkan koordinasi lintas sektor dan melihat pandangan dari berbagai pihak.

Sambutan dilanjutkan oleh Kepala Dinas Kesehatan Provinsi Bali yang menyampaikan bahwa kegiatan ini merupakan rangkaian kegiatan yang sudah dilaksanakan sejak tahun lalu ketika menyusun dokumen pedoman HEOC. Kali ini, rangkaian uji coba dokumen mengangkat topik flu burung yang sesuai dengan Surat Edaran Dirjen P2P Kementerian Kesehatan RI berisi himbauan peningkatan kewaspadaan terhadap ancaman kasus flu burung. Dengan kegiatan ini, Provinsi Bali diharapkan memiliki mitigasi pelaksanaan wabah dan krisis kesehatan. Kepala Dinas Kesehatan Provinsi Bali kemudian membuka acara.

Pelaksanaan uji coba diawali dengan pengkondisian peserta. Bentuk forum melingkar dengan lingkaran pertama diisi oleh pemain dan lingkaran kedua diisi oleh observer dan evaluator yang duduk secara acak agar para peserta dapat menjaga konfidensialitasnya dalam menjawab.

Kegiatan TTX dibagi menjadi 3 fase yakni; pra krisis, krisis, dan resolusi. TTX ini mengangkat topik wabah flu burung di Provinsi Bali. Pedoman HEOC yang diujikan kali ini lebih banyak melibatkan lintas sektor dibandingkan komponen di dalam Dinas Kesehatan Provinsi Bali sendiri. Alur koordinasi dan komunikasi yang menjadi fokus uji coba pedoman ternyata belum cukup terlihat, dikarenakan peserta belum cukup memahami dokumen dan dokumen juga belum mengatur secara teknis kegiatan terkait koordinasi dan komunikasi. Sehingga jawaban yang dilontarkan para pemain hanya bersifat normatif. Beberapa peserta dinilai justru kurang memahami konteks.

Evaluator dalam kegiatan ini dihadirkan dari multi sektor, mulai dari Bappelitbangda Provinsi Bali, akademisi (FKH dan PSKM FK Universitas Udayana), ahli (PAEI), NGO (AIHSP), lintas sektor (BPBD, Detasemen Polisi Militer IX Udayana), dan juga Pusat Krisis Kesehatan Kementerian Kesehatan RI. Sedangkan observer kegiatan ini dihadirkan dari Bappelitbangda, PMI, Balai Besar Karantina Kesehatan Denpasar, RSUP Dr IGN Prof Ngurah, dan Dinas Pertanian Provinsi Bali.

Kegiatan TTX ditutup dengan After Action Review, yakni sesi penyampaian hasil evaluasi, masukan, kesan dan pesan terhadap jawaban yang diberikan, SOP yang dilakukan dan tidak atau justru belum ada di dalam pedoman yang telah disusun. Semua input dicatat dan menjadi bahan evaluasi untuk mempersiapkan uji coba tahap selanjutnya, yakni melihat dan menguji secara spesifik komponen dan/atau fungsi serta melihat operasionalisasinya, meski tidak menilai perlengkapan. Yakni dengan simulasi field training exercise (FTX).

C. Evaluasi dan Rencana Tindak Lanjut

Rapat evaluasi telah dilaksanakan pada hari yang sama selepas kegiatan TTX ditutup.

Rapat ini dihadiri oleh tim penyusun pedoman dan skenario, PKMK FK-KMK UGM, dan AIHSP. Rapat membahas tiga poin:

1. Evaluasi teknis pelaksanaan kegiatan TTX
2. Evaluasi berdasarkan hasil jawaban peserta, koreksi oleh evaluator dan observer, serta penjelasan konsep FTX
3. Persiapan FTX
   1. Memastikan bentuk FTX yang akan diangkat
   2. Menyamakan persepsi tujuan pelaksanaan FTX
   3. Menentukan jadwal rapat rutin persiapan FTX
   4. Menentukan fase-fase FTX, detail skenario, dan pemain yang diundang
   5. Menentukan lokasi kegiatan dan waktu pelaksanaan
   6. Menentukan susunan acara FTX

Setelah rapat diakhiri, maka koordinasi selanjutnya akan berjalan melalui grup whatsapp dan rapat rutin secara daring hingga mendekati hari H.

Reporter: dr. Alif Indiralarasati

Reportase Kegiatan

Tabletop Exercise (TTX) Penanggulangan Krisis Kesehatan (Health Emergency/HE)
di Provinsi Sulawesi Selatan

Selasa-Rabu, 19-20 Desember 2023

PKMK – Dalam rangkaian penyusunan sebuah pedoman, diperlukan uji coba pedoman untuk menilai apakah dokumen yang sudah disusun dapat operasional dan sesuai kebutuhan di lapangan. Selain itu, uji coba dokumen juga menjadi penting sebagai upaya melihat pemahaman para pihak yang nantinya terlibat dalam sebuah sistem yang disusun. Kali ini, PKMK FK-KMK UGM bekerja sama dengan AIHSP (Australia Indonesia Health Support Partnership) melaksanakan Table Top Exercise (TTX) Penanggulangan Krisis Kesehatan (Health Emergency/ HE) di Provinsi Sulawesi Selatan pada Selasa-Rabu, 19-20 Desember 2023.

1. Proses Persiapan Uji Coba

Dalam proses penyusunan dokumen yang telah dijalankan selama beberapa tahun terakhir antara Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan dengan pendampingan AIHSP, diperlukan persiapan dan refreshment terhadap pedoman dan skenario uji coba yang sudah dihasilkan.

Dari 15 orang tim penyusun yang terdiri dari pemangku kebijakan, akademisi, dan lintas sektor kemudian dibentuk tim yang lebih compact menjadi panitia lokal. Panitia lokal bertugas mematangkan konsep uji coba pedoman, membahas detail teknis kegiatan, dan berkoordinasi secara rutin dalam pertemuan reguler mingguan. Dalam rangkaian uji coba ini, terdapat 7 orang panitia lokal di mana 6 orang berasal dari Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan dan 1 orang berasal dari BPBD Provinsi Sulawesi Selatan.

Dinamika yang dilaksanakan selama persiapan menghasilkan 10 kali pertemuan dengan agenda:

1. Menentukan peran masing-masing tim penyusun sebagai panitia lokal, evaluator, dan observer
2. Menentukan jadwal pelaksanaan TTX
3. Penyelarasan skenario
4. Pembuatan matriks skenario dan melengkapinya (membuat inject, menentukan alur pemain, SOP yang diujikan, peserta yang terlibat, hingga peralatan yang dibutuhkan)
5. Memastikan setiap peserta yang terlibat mendapatkan peran
6. Mengidentifikasi instansi dan jumlah peserta yang dilibatkan dalam TTX
7. Pembuatan kerangka acuan kegiatan dan draft undangan
8. Penentuan lokasi dan susunan acara kegiatan TTX
9. Menyusun alat evaluasi dan lembar jawab bagi peserta
10. Finalisasi teknis dan strategi pelaksanaan TTX

Dinamika di dalam rapat reguler pasti terjadi. Semangat yang naik turun, kooperasi dari tiap pihak yang terlibat, dan perbedaan zona waktu antara tim PKMK FK-KMK UGM dan panitia lokal seringkali menjadi hambatan pelaksanaan. Namun, selama 10 kali pertemuan dilakukan, selalu mengalami kemajuan atau progress sesuai target dan sangat mempengaruhi hasil yang tertampak pada proses pelaksanaan uji coba pedoman.

2. Pelaksanaan Uji Coba

Uji coba pedoman dilaksanakan selama satu hari pada Selasa, 19 Desember 2023 pukul 10.00-16.45 WITA di Persik Hall Hotel Four Points Makassar. Acara dimulai dengan seremonial pembukaan yang dihadiri oleh Sekretaris Daerah Provinsi Sulawesi Selatan, Drs. Andi Muhammad Arsjad, M.Si. Andi menyampaikan apresiasi dan mengharapkan agar setiap peserta yang hadir bisa mengikuti dengan seksama pelaksanaan uji coba pedoman ini. Beliau mengingatkan betapa rawannya daerah Provinsi Sulawesi Selatan terhadap berbagai macam jenis ancaman baik alam dan/atau buatan. Arsjad juga mengemukakan betapa beruntungnya Provinsi Sulawesi Selatan karena mendapatkan pendampingan dari berbagai pihak untuk membantu membentuk ketahanan dan kesiapsiagaan khususnya dalam permasalahan kegawatdaruratan kesehatan. Pihaknya berharap ke depan, Provinsi Sulawesi Selatan dapat berlaku secara mandiri menjalankan upaya peningkatan kapasitas dan kapabilitas menuju ketangguhan dan kesiapsiagaan krisis kesehatan.

Pelaksanaan uji coba diawali dengan pengkondisian peserta. Bentuk forum melingkar dengan lingkaran pertama diisi oleh pemain dan lingkaran kedua diisi oleh observer dan evaluator yang duduk secara acak agar para peserta dapat menjaga konfidensialitasnya dalam menjawab.

Kegiatan TTX dibagi menjadi 3 fase yakni; pra krisis, krisis, dan resolusi. TTX ini mengangkat topik wabah rabies di Provinsi Sulawesi Selatan yang disertai dengan banjir di beberapa area kabupaten/kota. Skenario yang diujikan cukup unik dan memasukkan poin-poin yang terkadang jarang diangkat seperti mekanisme manajemen logistik VAR dan SAR, isolasi HPR (hewan penyebab rabies), manajemen kelompok rentan, manajemen keuangan, dan administrasi. Dari kegiatan ini, dapat terlihat dengan jelas sejauh mana pemahaman pemain terhadap pedoman yang sudah disosialisasikan dan apakah pedoman sudah cukup operasional atau belum. Forum juga dapat menilai perspektif luas dari berbagai pihak yang terlibat.

Evaluator dalam kegiatan ini dihadirkan dari multi sektor, mulai dari Bappelitbangda Provinsi Sulawesi Selatan, akademisi (FK UNHAS dan FK UMI), ahli (PAEI), NGO (AIHSP), dan juga Pusat Krisis Kementerian Kesehatan RI. Sedangkan observer kegiatan ini dihadirkan dari Bappelitbangda, PMI, Badan Keuangan dan Aset Daerah (BKAD) Provinsi Sulawesi Selatan, Biro Hukum Sekretaris Daerah Provinsi Sulawesi Selatan FK UNHAS, dan MDMC Provinsi Sulawesi Selatan.

Kegiatan TTX ditutup dengan After Action Review, yakni sesi penyampaian hasil evaluasi, masukan, kesan dan pesan terhadap jawaban yang diberikan, SOP yang dilakukan dan tidak atau justru belum ada di dalam pedoman yang telah disusun. Semua input dicatat dan menjadi bahan evaluasi untuk mempersiapkan uji coba tahap selanjutnya, yakni melihat dan menguji secara spesifik komponen dan/atau fungsi serta melihat operasionalisasinya, meski tidak menilai perlengkapan. Yakni dengan simulasi functional exercise (FTX).

3. Evaluasi dan Rencana Tindak Lanjut

Rapat evaluasi telah dilaksanakan pada Rabu, 20 Desember 2023 bertempat di Ruang Rapat Losari D Hotel Four Points Makassar pada 09.00-14.30 WITA.

Rapat ini dihadiri oleh tim penyusun pedoman dan skenario, PKMK FK-KMK UGM, dan AIHSP. Rapat membahas tiga poin:

1. Evaluasi teknis pelaksanaan kegiatan TTX
2. Evaluasi berdasarkan hasil jawaban peserta, koreksi oleh evaluator dan observer, serta penjelasan konsep FTX
3. Persiapan FTX
   1. Memastikan bentuk FTX yang akan diangkat
   2. Menyamakan persepsi tujuan pelaksanaan FTX
   3. Menentukan jadwal rapat rutin persiapan FTX
   4. Menentukan fase-fase FTX, detail skenario, dan pemain yang diundang
   5. Menentukan lokasi kegiatan dan waktu pelaksanaan
   6. Menentukan susunan acara FTX

Setelah rapat diakhiri, maka koordinasi selanjutnya akan berjalan melalui grup whatsapp dan rapat rutin secara daring hingga mendekati hari H.

Reporter: dr. Alif Indiralarasati