Reportase Webinar
Pelatihan dan Pendampingan Penyusunan Dokumen Perencanaan Penanggulangan Bencana di Rumah Sakit (Hospital Disaster Plan/HDP)
Hari 1
Senin, 7 Agustus 2023
Dok. PKMK FK-KMK UGM “Penyampaian Materi Komponen HDP dan Sistem Pengorganisasian”
PKMK-Yogya. Peserta pelatihan sebanyak 25 orang yang berasal dari RSAB Harapan Kita, RSUD Cibinong, RSU Handayani, RS Immanuel Way Halim, dan RSUD Sumedang. Pertemuan pertama fokus pada review dokumen HDP yang sudah dimiliki rumah sakit dan penyampaian materi tentang komponen HDP dan sistem pengorganisasian. Moderator yang bertugas Happy R Pangaribuan, MPH membuka sesi dengan menyampaikan tujuan dan metode pelatihan dimana masing-masing rumah sakit akan didampingi langsung oleh fasilitator dalam penyusunan dokumen HDP. dr. Hendro Wartatmo, Sp.B-KBD menyampaikan pengantar dan membuka acara dengan menekankan bahwa rumah sakit melalui pelatihan ini dapat menyusun dokumen HDP tidak hanya untuk keperluan akreditasi semata, namun benar-benar menjadi satu dokumen yang operasional dan efektif digunakan rumah sakit saat menghadapi bencana.
Selanjutnya masing-masing rumah sakit menyampaikan dokumen HDP, sistem pengorganisasian saat bencana dan SOP yang sudah ada. Secara keseluruhan rumah sakit sudah memiliki dokumen, namun yang menjadi kendala dan tantangan RS adalah dokumen disusun berdasarkan referensi pencarian dari Google atau rumah sakit lainnya; belum disosialisasikan kepada bidang terkait sehingga isi dokumen belum dapat dengan maksimal serta rotasi pegawai juga menjadi tantangan bagi rumah sakit. Beberapa rumah sakit sudah pernah melakukan simulasi.
Dok. PKMK FK-KMK UGM “Pendampingan Penugasan Penyusunan Pengorganisasian”
dr. Bella Donna, M.Kes menjelaskan apa saja yang dibutuhkan dalam menyusun HDP berdasarkan penilaian akreditasi HDP; komponen HDP, Konsep pengorganisasian ICS dan Kartu Tugas. Penyusunan pengorganisasian saat bencana bukan pembentukan organisasi yang baru tetapi pengembangan organisasi sehari-hari. Bella Donna menampilkan bagaimana pengembangan pengorganisasian tersebut menggunakan metode crosswalk artinya susunan posisi posisi yang memiliki tugas harian yang ditemukan dalam kartu tugas. Misalnya jika dalam tugas sehari-hari berperan untuk mengurus logsitik medis maka pada struktur pengorganisasian bencana juga melakukan tugas manajemen logistik medis. Sistem pengorganisasian menggunakan pendekatan konsep Incident Command System akan membagi habis tugas pada setiap personil, terdapat kejelasan alur komando dan komunikasi serta memungkinkan pengembangan operasi bila diperlukan.
Sesi diakhiri dengan mebagi peserta menjadi 3 room, didampingi oleh narasumber dan fasilitator Madelina Ariani, MPH ; Gde Yulian Yogadhita, Apt, M. Epid ; Happy R Pangaribuan, MPH dan dr. Bella Donna, M.Kes. Dalam ruangan zoom fasilitator dan peserta fokus mengerjakan sistem pengorganisasian dan tupoksi. Pendampingan penyusunan akan berlanjut via jarak jauh dan komunikasi terbangun melalui WhatsApp. Pertemuan selanjutnya akan dilaksanakan pada 18 Agustus 2023.
Reporter : Happy R Pangaribuan, MPH
Div. Manajemen Bencana Kesehatan PKMK FK-KMK UGM
Senin, 21 Agustus 2023
Dok. PKMK FK-KMK UGM “Pemaparan materi analisis risiko bencana”
Pertemuan kedua fokus membahas analisis risiko bencana dengan menggunakan tools HSI dan HVA. Namun sebelumnya masing-masing RS menyampaikan bagaimana progress penugasan penyusunan struktur organisasi dan tupoksi, seluruh sesi dimoderatori oleh Gde Yulian Yogadhita, Apt, M.Epid. Rumah sakit menyampaikan beberapa pertanyaan dan hal yang belum dipahami selama menyusun struktur organisasi, diantaranya terkait bagaimana menyusun struktur supaya lebih mudah dipahami pembaca dengan menuliskan jabatan pada struktur organisasi. Perbaikan ke depannya adalah penyusunan tupoksi tersinkronisasi dengan semua bidang yang ada di struktur organisasi, harus jelas siapa melakukan apa dan koordinasi kepada siapa. Terkait pelimpahan wewenang untuk komandan dan penanggung jawab masing-masing bidang bisa dilakukan sampai 3 layer, namun tetap tergantung pada kapasitas rumah sakit. Pematangan penyusunan struktur organisasi masih berlanjut melalui pendampingan jarak jauh dengan fasilitator.
Pada sesi analisis risiko Madelina Ariani, MPH mengawali materi dengan menekankan kembali mengapa dokumen HDP ini penting untuk disusun dan bagaimana analisis risiko menjadi satu komponen penting yang harus dihitung dan dituliskan dalam dokumen. Melalui analisis risiko, rumah sakit akan mendapatkan jenis bencana yang menjadi prioritas penanganan bencana, yang menjadi prioritans untuk pengembangan skenario dan perhitungan kapasitas kebutuhan penanganan bencana tersebut. Banyak tool yang dapat digunakan untuk analisis risiko bencana di rumah sakit diantaranya tools Hazard and Vulnerability Asseement (HVA) dan Hospital Safety Index (HSI). Kedua tools tersebut tujuannya sama untuk menganalisis risiko bencana apa yang menjadi prioritas penanganan. Pada modul 4 form checklist HSI mengidentifikasi manajemen emergensi dan bencana, modul inilah yang menjadi komponen atau penting dimasukkan dalam dokumen hospital disaster plan. Madelina Ariani, menjelaskan tabel ceklist HSI dan bagaimana cara menghitungnya.
Dok. PKMK FK-KMK UGM “Pendampingan penugasan Analisis Skenario”
Sesi diakhiri dengan membagi peserta menjadi 3 room, didampingi oleh narasumber dan fasilitator Madelina Ariani, MPH ; Gde Yulian Yogadhita, Apt, M. Epid ; Happy R Pangaribuan, MPH dan dr. Bella Donna, M.Kes. Dalam ruangan zoom ,fasilitator memberi kesempatan kembali untu peserta review singkat revisi penugasan struktur pengorganisasian, dilanjutkan dengan menampilkan HVA dan HSI yang sudah pernah dihitung rumah sakit. Pendampingan penyusunan akan berlanjut via jarak jauh dan komunikasi terbangun melalui WhatsApps, diharapkan rumah sakit selesai dulu mengerjakan penugasan struktur pengorganisasian, tupoksi kemudian melanjutkan penugasan analisis risiko.
Reporter : Happy R Pangaribuan, MPH
Div. Manajemen Bencana Kesehatan PKMK FK-KMK UGM